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【院試講座⑥】研究室訪問のアポ取りメールの書き方【例文テンプレート付き】

大学院

今回は「研究室訪問のアポ取りメール」について解説します。

研究室訪問をする前のアポ取りメールは、教授とのファーストコンタクトなので慎重に進めていくことが大切です。
筆者の実体験を踏まえた注意すべきポイントをいくつかピックアップしました。ぜひ最後まで付き合ってください。

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例文とポイント

実際に送った文章

記事の最後にメールのテンプレートを載せておきます。

構成

  1. 挨拶と自己紹介
  2. 目的
  3. 時間の交渉
  4. 終わりの挨拶
  5. 署名

メール本文のポイント

  • まずは自分の素性を明かす
  • 簡潔に要件を伝える
  • 敬語に気を使う必要はない
  • 自分から候補日を提案する
  • 署名を設定する

まずは自分の素性を明かす

メールの基本ですが、自分の大学と所属を用件の前に述べましょう。

簡潔に用件を伝える

無駄に文章が長くなってしまっては、読み手も疲れていまいます。
また、興味を持った研究内容などは別にメールで伝える必要はありません。実際に訪問したときに伝えましょう。
メールは短く簡潔に送るのがマナーです。

敬語に気を使う必要はない

僕もそうでしたが、敬語にはかなり気を使いがちです。しかし、多少は間違っていても、致命的な間違いをしていなければ、大丈夫です。
教授は敬語についてそれほど気にしていません。

もし気になるようでしたら記事最後のテンプレートから、コピーして使ってください。

自分から候補日を提案する

これも「簡潔に述べること」とかぶりますが、メールは短く済ませるのが一番です。
教授に時間を提示してもらうこともできますが、教授の手間を考えれば自分から候補時間を提示するほうが好ましいです。

署名を設定する

メールの「署名」とは、自分の所属と連絡先を示すひとかたまりの段落です。署名は必ずメールの最後に添えます。

署名のテンプレート

氏名(フリガナ)
〇〇大学△学部□□学科〇〇研究室4年
携帯電話:080-1234-1234
メール:〇〇〇〇@tokyo-u.ac.jp

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その他のポイント

  • メールを送るタイミング
  • 大学のメールアドレスで送る
  • 原則自分が送って終わりにする
  • 返信が来ない場合

メールを送るタイミング

メールを送信するタイミングは、訪問の2週間以上前がベストです。

時期に関しては、4,5,6月が良いです。
3月中旬までは学会シーズンと修論シーズンなので、3月上旬中旬は厳しいです。

凡才たぬき
凡才たぬき

6月は願書提出なので、ギリギリかも

大学のメールアドレスで送る

メールを送る際は、大学のメールアドレスで送信しましょう。

原則自分が送って終わりにする

先生から返信が来て、日程調整も終えたら確認メールを送信します。
下のような簡単な文章で大丈夫です。

最後の確認メール

〇〇先生

ご連絡ありがとうございます。

それでは、○月○日○時に貴研究室にお伺いいたします。

当日を楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。

氏名(フリガナ)
〇〇大学△学部□□学科4年
携帯電話:080-1234-1234
メール:〇〇〇〇@tokyo-u.ac.jp

このメールに対し、教授から「こちらこそよろしくお願いします」などの簡単な返事が来たら、さすがに返信はいらないでしょう。

返信が来ない場合

実際に僕も返信が来ない状況になりましたが、なんとか連絡を取り研究室訪問をすることができました。
そのときに行った作戦を紹介します。

どんな作戦かというと、別の先生に間を取り持ってもらう作戦です。
実際に僕は成功しました。

凡才たぬき
凡才たぬき

実体験での最初連絡がつかなかった先生はフィルターで弾かれていたと仰っていました。

メール返信がなかった場合の対処
  1. 同じ大学の他に気になる教授の研究室訪問をお願いする
  2. 研究室訪問の最後に、「〇〇先生の研究室訪問をしたいが、連絡がつかない」という旨を伝えてみる。
  3. 連絡をとってもらえるかお願いする。
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アポ取りメールのテンプレート

〇〇先生

突然のメール、失礼いたします。
〇〇大学○学部○学科〇〇研究室4年の〇〇〇〇と申します。

研究室HPを拝見させていただいて、〇〇先生の研究内容に興味を持ったため連絡いたしました。HPでは情報が限定的となってしまうため、実際に会ってお話をお伺いしたく存じます。
突然の連絡となり申し訳ありませんが、下記の時間のうち一時間ほどお時間をいただけないでしょうか。

○ 5月10日(月) 11時〜16時
○ 5月11日(火) 11時〜16時
○ 5月12日(水) 11時〜16時

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただければ幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。

氏名(フリガナ)
〇〇大学△学部□□学科〇〇研究室4年
携帯電話:080-1234-1234
メール:〇〇〇〇@tokyo-u.ac.jp

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