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【院試講座⑥】研究室訪問のアポ取りメールの書き方【例文テンプレート付き】

今回は「研究室訪問のアポ取りメール」について解説します。

研究室訪問をする前のアポ取りメールは、教授とのファーストコンタクトなので慎重に進めていくことが大切です。
筆者の実体験を踏まえた注意すべきポイントをいくつかピックアップしました。ぜひ最後まで付き合ってください。

目次

例文とポイント

実際に送った文章

構成

STEP
挨拶と自己紹介

〇〇先生

突然のメール、失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年の名前太郎と申します。

まずは自己紹介です。敬称に関しては「〇〇先生」で問題ありません。
自己紹介に入れる要素としては、学校名と専攻は必須です。所属研究室を入れるのもありです。

STEP
目的

研究室HPを拝見させていただいて、〇〇先生の研究内容に興味を持ったため連絡いたしました。HPでは情報が限定的となってしまうため、実際に会ってお話をお伺いしたく存じます。

メールの目的はできるだけ簡潔に伝えます。
ただ、自己紹介の直後に「研究室訪問したいです」と伝えるには流れが悪いです。
従って、その研究室に興味を持った経緯などワンクッション置くと自然な文章となります。

STEP
時間の交渉

突然の連絡となり申し訳ありませんが、下記の時間のうち一時間ほどお時間をいただけないでしょうか。

○ 5月10日(月) 11時〜16時
○ 5月11日(火) 11時〜16時
○ 5月12日(水) 11時〜16時

時間の提案は自分から行うようにしましょう。

提案する日程は2週間〜1ヶ月先が一般的かと思われますが、1週間前とかでも問題ありません。
ただ、直前過ぎると都合がつかない可能性が高くなるので早めに送りましょう。

提案する日数については3~5日くらいで十分です。

STEP
終わりの挨拶

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただければ幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。

考える部分はありません。コピペでOKです。

STEP
署名

氏名(フリガナ)
〇〇大学△学部□□学科〇〇研究室4年
携帯電話:080-1234-1234
メール:〇〇〇〇@u-tokyo.ac.jp

署名は入れましょう。自己紹介の内容と被りますが、メールでのマナーです。
名前、所属、電話番号、メールアドレスは必須です。

その他のポイント

  • 敬語に気を使う必要はない
  • メールを送るタイミング
  • 大学のメールアドレスで送る
  • 原則自分が送って終わりにする
  • 返信が来ない場合

敬語に気を使う必要はない

僕もそうでしたが、敬語にはかなり気を使いがちです。しかし、多少は間違っていても、致命的な間違いをしていなければ、大丈夫です。
教授は敬語についてそれほど気にしていません。

もし気になるようでしたら記事最後のテンプレートから、コピーして使ってください。

メールを送るタイミング

メールを送信するタイミングは、訪問の2週間以上前がベストです。

時期に関しては、4,5,6月が良いです。
3月中旬までは学会シーズンと修論シーズンなので、3月上旬中旬は厳しいです。

凡才たぬき

6月は願書提出なので、ギリギリかも。

大学のメールアドレスで送る

メールを送る際は、大学のメールアドレスで送信しましょう。
プライベートではなく、あくまで大学生としての活動なので。

原則自分が送って終わりにする

先生から返信が来て、日程調整も終えたら確認メールを送信します。
下のような簡単な文章で大丈夫です。

〇〇先生

ご連絡ありがとうございます。

それでは、○月○日○時に貴研究室にお伺いいたします。

当日を楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。

氏名(フリガナ)
〇〇大学△学部□□学科4年
携帯電話:080-1234-1234
メール:〇〇〇〇@u-tokyo.ac.jp

このメールに対し、教授から「こちらこそよろしくお願いします」などの簡単な返事が来たら、さすがに返信はいらないでしょう。

返信が来ない場合

実際に僕も返信が来ない状況になりましたが、なんとか連絡を取り研究室訪問をすることができました。
そのときに行った作戦を紹介します。

どんな作戦かというと、別の先生に間を取り持ってもらう作戦です。
実際に僕は成功しました。

凡才たぬき

実体験ですが、連絡がなかなかつかなかった先生は、フィルターでメールが弾かれていたと言っていました。

メール返信がなかった場合の対処
  1. 同じ大学の他に気になる教授の研究室訪問をお願いする
  2. 研究室訪問の最後に、「〇〇先生の研究室訪問をしたいが、連絡がつかない」という旨を伝えてみる。
  3. 連絡をとってもらえるかお願いする。
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この記事を書いた人

とある国立大の大学院生。高専から編入学、そして外部院試を経験しています。
備忘録も兼ねて、ブログを運営中。
加えて日記として note を使用。
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